.png)
Tänapäeval ei peaks ükski ettevõtja ega raamatupidaja kulutama aega tegevustele, mis on tehniliselt juba ammu automatiseeritavad. Üks selline valdkond on saabunud arvete ja kuludokumentide käsitsi sisestamine. Kui dokument liigub programmist programmi automaatselt, õigete andmetega ja ilma vigadeta, on töövoog kiirem, sujuvam ja turvalisem.
Just seda ongi võimalik saavutada Banqupi ja raamatupidamisprogrammi integratsiooniga. Oma kogemusi ja praktilisi soovitusi jagas meiega SimplBooksi pearaamatupidaja Silva Saaliste.
Mis on integratsiooni kõige olulisem väärtus SimplBooksi kasutava raamatupidaja jaoks?
Aja kokkuhoid ja andmete kiirem liikumine. Lisaks pole vaja kulutada energiat arvete taga otsimisele. Eriti tihti kipuvad tšekid ettevõtja käest kuhugi plehku pistma. Banqupi äpiga saab ettevõtja tšekist kohe pildi teha ja probleem lahendatud. Pilt jõuab Banqupi keskkonda, kus see digiteeritakse ja raamatupidajale edastatakse.
Milliseid probleeme näed ettevõtete puhul, kes ikka veel oma dokumente meili teel saadavad või Drive’i tõstavad?
Viivitus andmete liikumisel. Sageli ei saadeta arveid kohe edasi ega tõsteta Drive’i, seda tehakse heal juhul kord nädalas. Kui ettevõtja ootab, et raamatupidaja saadaks maksed panka, siis tekib ka sellega viivitusi.
Mida tähendab see integratsioon ettevõtjale, kes kasutab Banqupi, aga kelle raamatupidaja töötab SimplBooksis?
Ettevõtja võib olla rahulik, et tema dokumendid on reaalajas ka raamatupidajale kättesaadavad. Kui ettevõtja leiab, et tema jaoks on mugav müügiarveid Banqupi keskkonnas teha, ei pea ta tundma süümepiinu, et teeb raamatupidajale tööd juurde – ka need jõuavad kenasti SimplBooksi.
Mis on suurimad muutused, kui ettevõte ja raamatupidaja ühenduse kahe programmi vahel ära aktiveerivad?
Eks esialgu on vaja harjuda uue töövooga. Raamatupidaja saab andmesisestaja asemel võtta kontrollija rolli ja lihtsalt vaadata, et kõik andmed oleks õigesti. Kui kõik on kenasti paika saanud, võivad mõlemad pooled (ettevõtja ja raamatupidaja) avastada, et raamatupidajal jääb rohkem aega ettevõtja nõustamiseks, et ta saaks häid ärilisi otsuseid teha.
Oled abiks ka SimplBooksi kasutajatele ja näed kõrvalt, kuidas ettevõtted ja raamatupidajad uusi tööviise juurutavad. Mida soovitad ja kuidas julgustad neid, kel ühendus kahe programmi vahel veel loomata?
Leia endas julgus teha see esimene samm! Jah, esialgu võib tunduda hirmutav oma seniseid harjumusi muuta. Mõne aja möödudes ei kujuta aga enam ettegi, et peaks käsitsi andmeid sisestama.
Saan seda isikliku kogemuse pealt kinnitada, et isegi kui on vaja digiteeritud arvel mingeid andmeid korrigeerida, võtab see vähem aega kui andmete nullist sisestamine.
Kuidas mõjutab arvete käsitsi sisestamine ettevõtte rahavoogusid ja aruandlust?
Kui andmed jõuavad tarkvarasse viibega, puudub reaalajas ülevaade. Kuidas sa saad planeerida rahavoogusid, kui puudub täielik ülevaade väljaminekutest ja sissetulekutest?
Ka aruannetes ei ole sellisel juhul ajakohane info. Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane ja kuludokumente lisatakse hilinemisega, võib see kaasa tuua vajaduse käibemaksu aruandeid parandada. See kõik on ajakulu ja võib mõnikord ettevõttele kaasa tuua maksuameti tähelepanu.
Mida kiiremini on andmed korrektselt raamatupidamisse sisse kantud, seda vähem on hiljem vaeva ka aastaaruande koostamisel.
Milliseid tagajärgi näed, kui ettevõte ja raamatupidaja jätavad Banqupi ja raamatupidamisprogrammi integratsiooni kasutamata?
Kunagi tehti raamatupidamist paberil ja aruannete kokkupanemine võttis palju ega. Seda mäletavad praeguseks arvatavasti väga vähesed inimesed. Mina tegin oma raamatupidaja tee esimesed sammud ka nii, et mul polnud arvutit ja kõike tuli teha paberile kirja pannes (ei, dinosauruseid ma ei näinud nooruses 😊). Seda aega ma ei igatse, ega ka paberilt numbrite arvutisse sissetoksimist.
Sellega tahan öelda, et digitaalseid lahendusi tuleb maksimaalselt ära kasutada, et mitte teha igavat andmete sisestamise tööd. Palju kasulikum on lasta see ära teha tarkvaradel ja ise keskenduda olulisemale.
Vaata ühiswebinari salvestust
Hiljuti tegime samal teemal SimplBooksiga ka ühise webinari, kus demosime samm-sammult, mida tähendab ühendus kahe programmi vahel, nii SimplBooksi kasutava raamatupidaja kui Banqupis tegutseva ettevõtte vaatenurgast.
Kokkuvõtteks
Banqupi ja SimplBooksi integratsioon on praktiline tööriist, mis:
- vähendab käsitööd nii ettevõtja kui raamatupidaja jaoks,
- hoiab ära arvete kadumise ja hilinemise,
- parandab andmete kvaliteeti ning tagab täpsed deklaratsioonid ja aruanded,
- teeb raamatupidaja töö efektiivsemaks
- ja annab ettevõtjale parema ülevaate oma kuludest.
Banqup soovitab! Kui vajad abi ühenduse aktiveerimisel, võta meiega julgelt ühendust: teenindus@banqup.ee või telefonil 6 519 519.
.png)
.png)
.png)
